【職場領悟】職場高效率溝通法──形式篇

Service Employment
2024年10月26日
讀畢需時 2 分鐘

如何達致有效率的職場溝通，相信是各位打工仔最關心的議題──因為有效率，意味着可以早點下班嘛！在上一篇《內容篇》中說過了在溝通內容上，我們可以有甚麼改進和須留意的地方，不過影響溝通效率的，又怎會只限於說話內容呢？因此，今次就要談談「語言藝術」的另一重點：溝通的形式。

訓練出具說服力的語調

許多人都聽說過「7：38：55」溝通法則，簡單來說，即是說話內容只佔人類溝通的一部份（7%），更有影響力的是身體語言（55%）和語調（38%）。雖然這個「溝通黃金法則」其實被誤用了，不過的而且確，我們說話時的語氣、表情、肢體語言絕對會影響我們的表達能力。

在職場上需要給予人一種值得信賴的感覺，這樣你的說話才容易被對方接納。試想想，假如你向老闆匯報時，「口窒窒」、語氣流露出沒有自信，甚至緊張得身體發抖的話，這趟匯報多半也是凶多吉少。

在非言語溝通之中，筆者認為在職場上最重要的是語調，因為職場溝通很多時候並非與對方面對面接觸，更多的是電話聯絡；即使開會或匯報，對方也可能專注在文件和 PowerPoint 之上，未必留意你的表情和身體語言。訓練好一套具說服力、堅定的語調是每個打工仔必備的「武器」。如果你是接觸客戶的崗位，也可以再進一步，訓練輕鬆幽默的語調，或會大大增加客戶的好感，成功爭取生意呢！

先組織好才表達

雖然說職場講求高效率，但有時候「慢慢來，比較快」，特別是在溝通之上。你有否遇過一些同事，想到甚麼就說甚麼，東說一句，西說一句，完全沒有組織過？結果聽的人難以明白，說的人也可能不知自己說到哪裏，可能要來回多說幾次才說得清楚。

假如要向同事交代一些工作，或是向上司報告工作進度，最好事先在心裏組織好自己的重點，思考一下怎樣講解會令人更易明白，甚至可以用文字記下講解的流程。同樣道理，假如你是接收資訊的一方，當然也應盡量用文字記下對方的重點，不過最重要的是好好消化內容，想想有否甚麼要追問的地方。假如你能毫無疑問地複述一次，就代表你真正了解對方的要求了。

文字輔助口述

上面提過職場未必能面對面溝通，因此懂得用簡單文字和圖像表達自己也是很重要的技能，再配搭口頭的講解便會相得益彰。現時職場上大多數溝通均是以電郵往來，假如是內部溝通，建議可以省下大部份不必要的禮貌用語，以重點形式列明自己的要求或報告。假如時間容許，便再以口頭簡述一次，務求對方接收到及明白你的訊息，減少之後產生不必要的誤會。