【職場領悟】職場高效率溝通法──內容篇

Service Employment
2024年10月26日
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職場最需要的人才，往往不是能力最頂尖的人，反而擁有良好溝通技巧的溝通達人更為吃香。懂得溝通，意味着你具備管理的潛力，可以擔當不同持份者之間的溝通橋樑，令工作得以順利完成。今次先講一下「職場高效率溝通法」的內容篇，三大要點教你如何改善說話內容，達致高效率溝通。想在職場快速上位，那麼千萬別錯過以下的溝通小技巧了！

仔細聆聽並複述

很多人以為溝通就是要能言善道，卻經常忽略了「聆聽」才是溝通的第一步。同事、上司甚至客戶都有無數的工作會交給你處理，要從他們的說話當中，梳理出他們想要的東西，聆聽自然是關鍵的技能。聆聽時，我們不單需要留心工作的要求，聽到重點或不明白之處時，亦要嘗試以自己的理解複述一次，多點利用「你的意思是不是......？」這類問句，反復確定自己與對方有共識，同時對方亦會感受到你有認真聆聽他的說話。

適時調整說話方式

在處理公務時，有些人會傾向說話盡量精簡，只須交代工作要求就可以；亦有些人，特別是受英美的工作文化影響的人，喜歡閒聊一番後才談正經事。雖然這些閒聊多數與工作無關，但多了解同事或客戶的性格和背景，有時會令工作更加順暢，尤其是了解客戶，更會帶來潛在的商機。若然你能仔細觀察對方的習慣，再適當調節自己的開場白，溝通便更加得心應手。即使對方喜歡直來直往，但在認真工作之餘，滲入一點閒話家常，也是促進關係和溝通效率的好方法。

談感覺更重要

面對上司或客戶的要求時，許多時候我們都不知道他們想要的是甚麼──因為連他們自己也不清楚！當對方也說不清楚要求的時候，勉強要他再講解細節亦未必有太大幫助；反而可以請對方描述一下想要甚麼「感覺」。這個方法適用於你已準備了初步的方案，那時便可請上司或客戶說說對於你的方案有甚麼感覺。例如是活動策劃，可能會覺得沒吸引力、不夠迴響，那麼你便可以因應這些感覺作調整。

即使對方很明確表達想作某些修改，你也可以多問一句背後的原因。得知他真實的「感覺」後，再對比他提出的修改，看看有否更好的提議同樣能滿足他，避免之後又要反復修改，否則只會費時失事。