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【自我增值】稱霸職場要靠它!三字口訣教你掌握 Excel 技巧


幾乎每個打工仔步入職場之後,都會不禁吶喊一句:「為何學校沒有教 Excel!?」作為 MS Office家族重要成員之一,Excel 在中學大學階段未必是最常用的軟件,可是它在職場上可算是萬用的絕佳工具。假如你能掌握 Excel,在職場便無往而不利!


Excel 有何重要?

實際工作上有不少事情,都可以借助 Excel 的功能輔助,來加快工作效率。小則計算價格、排列次序;大則分析數據、編寫簡單程式等等。對於管理貨運物流、資金收支、製作圖表整理數據的商業範疇工作,更是必不可少的工具。除此之外,普通文書工作也可以藉助 Excel 的功能,自動產生一定規律的數字,或者配合 Word 作郵件合併列印,也是非常實用的文書秘訣。



如何掌握 Excel?

說了那麼多,加上各位在工作上的經驗,就知道 Excel 的重要性。可是要怎樣才能真正熟習掌握它,才是關鍵所在。簡單來說,一字既之曰:「Logic」!作為數據界代表的常用辦公室軟件,最着重的當然是用家的邏輯能力。最令一般用家頭痛的,相信是 Excel 的各式各樣函數:一來不知道哪些適合使用,二來不知道到底如何使用。不過別擔心,只要記住口訣「熱檸茶」,就萬大事都不怕了。


「熱」:熱衷解難

要學好 Excel,最好是把握初入職場的學習階段。由於這個階段的你對工作內容還不太熟悉,因此會有更多新的想法去處理工作所需,並想像 Excel 可以如何幫助你快速完成工作。透過實戰多想像和練習不同的狀況,並在運用 Excel 當中找出樂趣,長遠才會學得好、學得快。



「檸」-「擰鬆」你的難題

有熱誠仍不足夠,還要懂得分析你的難題。處理任何 Excel 問題之前,首先問自己一個問題:你預期的結果是怎樣?舉個例子,假如我想在服裝店存貨的數據裏,找出哪間分店存有最多衛衣,你預期的結果就是「分店的名字或編號」,因此最外圍的函數所輸出的結果便是取自分店列表的文字。


接下來,便由外到內逐步分拆出細節,例如要統計衛衣的數量,應該會用上SUM;要找出最多衛衣的數量,便是MAX;哪間分店擁有該數量的衛衣,就與VLOOKUP相關。運用邏輯慢慢將難題化成一個個小部件,最後想辦法拼湊起來。


「茶」-查出適當函數

「擰鬆」了難題之後,便要找出適當的函數。上一步幫你想出初步的方向,但絕不是終點,因為仍要慢慢微調。例如上述的 MAX,當你實際用起來,會發現應該用 MAXIFS 會比較合適,因為要篩選出衛衣的數據。又例如 VLOOKUP 雖然大名鼎鼎,但應用上的限制頗多,有時分拆成 INDEX 和 MATCH 會比較方便,甚至最新版本的 XLOOKUP 亦更方便。



通常透過大方向想像可能用得上的函數,再查找類似的函數,並看看實際應用的示範,就會找到對的函數了。除了微軟自家的支援頁面有示範之外,其實許多網站及 YouTube 短片都有教學,只要用對關鍵字搜尋,也就是學會拆解你的難題,便能輕易找到解答了。


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文章轉載自I am…青年職學平台

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